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Cómo presentar un argumento de negocio sólido para implementar un software de PRL

Introducción


Para numerosas empresas, la seguridad y la eficiencia en las operaciones son aspectos cruciales. Sin embargo, la responsabilidad de hacerlo realidad cae principalmente en los profesionales de la Prevención de riesgos laborales. En tu ámbito, tienes que pensar siempre en los escenarios más adversos. Si nadie pone atención a factores como la seguridad, la salud, la calidad y el medio ambiente, las consecuencias pueden ser graves, tanto para las personas como para la reputación de la empresa.

Entonces, ¿Cómo gestionar todas estas áreas de manera eficiente?

Sabes que el uso de tecnología puede aligerar tu carga de trabajo y mejorar tus estrategias. Pero, ¿Cómo asegurarte de escoger el software correcto y hacer que el proyecto sea exitoso? Este artículo te brinda recomendaciones paso a paso para que puedas elaborar un argumento de negocio sólido para una nueva solución de software en Prevención de riesgos laborales.


Argumentando la necesidad de un Software para PRL


No es sencillo justificar la inversión en un nuevo software empresarial, sobre todo en el área de la Prevención de riesgos laborales. Muchas veces, la falta de datos concretos hace difícil demostrar las ventajas económicas que se podrían obtener al mejorar la eficiencia y estandarizar procedimientos. Aunque usualmente departamentos como Recursos Humanos, Finanzas y Operaciones suelen recibir aprobación para modernizar sus sistemas, en Prevención de riesgos laborales la historia suele ser diferente.

Es el momento de cambiar esta situación, para que puedas acceder a las herramientas que te permitan optimizar tus procesos laborales y elevar la excelencia operativa en toda la empresa. Aquí te ofrecemos seis pasos clave para facilitar la elaboración de tu argumento de negocio:

Consejo: No olvides consultar el artículo “5 razones para utilizar SaaS en Prevención de riesgos laborales”, en la que se describen cinco factores críticos a tener en cuenta al seleccionar el software más adecuado

Paso 1: Identificar Mejoras en los Procesos


Es probable que tú y tu equipo ya hayan identificado áreas en las que un software podría mejorar los flujos de trabajo existentes. Pero, ¿estás seguro de comprender todos los detalles de esos procesos y cómo podrían verse afectados por un software? Al analizar los procesos actuales, busca oportunidades para simplificar tus flujos de trabajo.

Consejo: Conocer a fondo tus procesos actuales antes de hacer cualquier cambio es esencial. Esto también te ayudará a elegir una plataforma de software que se adapte a tus necesidades tanto a corto como a largo plazo.

Clasifica tus procesos en tres categorías:

  1. Actividades obligatorias por regulación o requisito corporativo

  2. Actividades que contribuyen a mantener o mejorar tu reputación corporativa

  3. Actividades sin objetivos claros (cosas que no están vinculadas a resultados específicos o indicadores clave de rendimiento)

Paso 2: Obtener el Apoyo de las Partes Interesadas


Conseguir la aprobación y el apoyo de tus colegas y superiores puede ser una de las tareas más complicadas. Sin embargo, sin ese respaldo, es probable que tu proyecto de software en Prevención de riesgos laborales se estanque, ya que la aprobación presupuestaria está en manos de la dirección. No obstante, conseguir ese apoyo no es una misión imposible.


Cómo conseguir el apoyo de la Dirección y hacer alianzas

Para impulsar tu proyecto de software, necesitas el respaldo de tres grupos clave dentro de tu empresa:

  • La dirección ejecutiva

  • Tus equipo

  • El departamento de Tecnología de la Información (TI) y/o de Transformación Digital

Encuentra un Padrino Ejecutivo

Identificar un líder dentro de la organización que respalde tu proyecto puede marcar la diferencia en su éxito. Mantén un diálogo continuo con esta persona, ya que podría eliminar obstáculos comunes como la aprobación de recursos.


Involucra a tu equipo

Una vez que tengas el respaldo de un ejecutivo, involucra a tu equipo. Son ellos quienes se verán más afectados por los cambios que se implementen. Mantenlos informados y participativos en cada etapa del proyecto para asegurarte de que todos tengan la oportunidad de expresar su opinión y sentirse parte de la solución.


Involucra al Departamento de TI y/o de Transformación Digital

El equipo de TI será fundamental tanto en la fase de desarrollo como en la de implementación del software. A su vez, dependiendo del grado de concientización de la empresa sobre la importancia de transformar digitalmente los procesos, es probable que exista un área – separada de TI - a cargo de liderar la transformación digital en los distintos sectores. Cualquiera sea el caso, es importante involucrarlos desde un principio en las etapas de definición de requisitos y prioridades del proyecto, de modo de asegurarte que se encuentren alineados con requerimientos corporativos.


Consejo: Mantén una postura neutral respecto al software. Si el área de TI (o de transformación digital) te dice que pueden desarrollar una solución internamente, solicita una prueba de concepto. Cuanto más tiempo les tome comprender tus necesidades (y te insuma a ti explicárselas), cuanto más tiempo tarde en aparecer esa prueba de concepto, y cuanto más o menos se ajuste a lo que realmente necesitabas, demostrará su capacidad para satisfacer tus requisitos y la rapidez con la que pueden llevar a cabo la implementación completa de tu proyecto

Paso 3: Evaluar Soluciones de Software Disponibles


Hay distintas soluciones de software de Prevención de Riesgos Laborales en el mercado. Algunas se especializan en sectores específicos, mientras que otras son más genéricas y personalizables. Antes de decidir, asegúrate de que la solución pueda adaptarse a tus necesidades específicas y a las de tu equipo.


¿Qué Buscar en un Software?

Los siguientes puntos son relevantes para la búsqueda del Software

  1. Facilidad de uso: Si el software es demasiado complicado, es probable que nadie lo utilice.

  2. Flexibilidad: Debes ser capaz de personalizar la solución según las necesidades de tu empresa.

  3. Integración: ¿Permite que gradualmente puedas incorporar nuevas funcionalidades a medidas que las vayas necesitando, de modo que puedas gestionar la prevención de riesgos en forma integral?

Haz una Lista de Proveedores Potenciales

Recopila una lista de proveedores que ofrezcan las funcionalidades que necesitas y que tengan buenas referencias en el sector. No olvides consultar las opiniones de otros usuarios y, si es posible, habla directamente con empresas que hayan implementado la solución que estás considerando.

Consejo: te recomendamos la lectura del artículo “Plataformas de prevención de riesgos: La importancia de la decisión de corto plazo

Paso 4: Pruebas y Despliegue


Una vez que hayas elegido un software, es hora de ponerlo a prueba. Muchos proveedores ofrecen versiones de demostración o la posibilidad de que lo contrates por períodos de prueba cortos a precios preferenciales. Utiliza este tiempo para asegurarte de que el software cumple con tus requisitos.

Consejo: la prueba del software por un período corto es mucho más valiosa y efectiva para tu evaluación, dado que podrás verificar con el mismo uso cuánto se ajusta a tus necesidades. Cualquier documentación, por detallada que sea, no cubre los aspectos particulares de tu operación que surgen del uso.

Piloto + feedback

Realiza una prueba piloto con un pequeño grupo de usuarios y recopila sus opiniones. Esto te permitirá hacer ajustes antes de extenderlo a otros grupos.


Capacitación del Personal

Es crucial que el equipo reciba la capacitación adecuada para usar el nuevo software de manera efectiva. Aquí es esencial la simplicidad de uso del software, de modo que sea intuitivo o bien requiera de una mínima capacitación, especialmente si tu empresa tiene una tasa de rotación importante de personal. De igual forma, es importante que evalúes los recursos de formación que el proveedor pueda ofrecer para que los usuarios finales puedas acceder a la misma de forma sencilla y los oriente rápidamente.


Paso 5: Revisión y Ajustes Continuos


Una vez implementado el software, el trabajo no termina ahí. Mantén una comunicación abierta con tu equipo para recibir feedback y hacer ajustes en función de las necesidades emergentes.


Métricas de Éxito Establece indicadores clave de rendimiento para evaluar el éxito del proyecto. Esto te permitirá demostrar el retorno de inversión y asegurarte de que estás alcanzando los objetivos previstos.

Actualizaciones y Mantenimiento A medida que tu empresa crece, tus necesidades cambiarán. Mantente en contacto con tu proveedor de software para estar al tanto de las actualizaciones y nuevas funcionalidades que puedan beneficiarte.


Paso 6: Considera el Retorno de Inversión (ROI)


Es esencial evaluar cómo la nueva herramienta está contribuyendo a la eficiencia y el ahorro de costos dentro de la organización. Utiliza las métricas que has recopilado para presentar un argumento sólido sobre el valor que la solución de software ha agregado.

Consejo: Las cifras no son la única forma de demostrar el valor. Testimonios de empleados satisfechos, una disminución en los incidentes de seguridad y mejoras en la conformidad regulatoria son pruebas concretas del éxito del software.

Compila un informe detallado que muestre los ahorros de costos, mejoras en la eficiencia y cualquier otra métrica que tenga sentido para tu organización.


Conclusiones finales

La implementación exitosa de un software de Prevención de Riesgos Laborales no es un destino, sino un viaje continuo. El entorno empresarial y las necesidades de tu equipo cambiarán con el tiempo, por lo que la adaptabilidad y la capacidad de integración de nuevas funcionalidades es clave para el éxito a largo plazo. Este tipo de iniciativas requieren una inversión en tiempo y recursos al inicio de modo de tomar la decisión correcta, pero los beneficios a largo plazo para la organización son incalculables.

No pierdas de vista la importancia de continuar adaptándote y mejorando. Mantén abiertas las líneas de comunicación con todos los interesados, desde empleados de primera línea hasta ejecutivos, para asegurarte de que el sistema sigue satisfaciendo las necesidades de la empresa.

En este complejo camino, ten la confianza de que estás contribuyendo de manera significativa a la seguridad, la salud y la sostenibilidad de tu organización.

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