5 razones para utilizar SaaS en Prevención de Riesgos Laborales

Introducción

El Software-como-Servicio (Software-as-a-Service o SaaS) se ha convertido a nivel global en un negocio que vale más de 100 mil millones de dólares anualmente. Según algunas estimaciones, más de la mitad de todo el software ahora se ejecuta a través de SaaS. Aunque la popularidad del modelo de negocio de SaaS ha crecido en los últimos años, muchos profesionales no relacionados con la informática luchan con la terminología y no entienden necesariamente los beneficios y limitaciones de las diferentes opciones de implementación.

Es esperable que algunos gerentes de Prevención de Riesgos Laborales (PRL) sean reacios a mudarse a la nube. Esta renuencia puede deberse, en parte, a la falta de conciencia tecnológica y a las preocupaciones sobre la privacidad de los datos, o también al desconocimiento de que pueden lograr una reducción de costos, un aumento significativo en su capacidad de control de riesgos y en su productividad, y una mayor fiabilidad del software al utilizar implementaciones de SaaS.

Hoy en día, la mayoría de los CIOs o responsables de TI tienen como mínimo una estrategia para trasladar aplicaciones de su organización a SaaS, si aún no han hecho el cambio. La adopción de SaaS es típicamente uno de los primeros pasos que las empresas toman en el camino para transformar digitalmente sus operaciones. Sin embargo, los gerentes de PRL o inclusive varios CIOs o responsables de TI siguen siendo cautelosos con el modelo de implementación de SaaS. Aunque la función de PRL tradicionalmente no ha estado a la vanguardia de los esfuerzos de transformación digital, los departamentos de PRL tienen mucho que ganar al adoptar SaaS, incluida la reducción de costos, la planificación presupuestaria previsible, el acceso móvil, la disponibilidad y la fiabilidad, y la facilidad de administración.

Aquí te brindamos distintas razones por las que las empresas deberían adoptar la nube para el software de PRL.

Elegir adoptar cualquier nueva tecnología se reduce a cuál será el retorno de esa inversión. Respecto a las oportunidades de ahorro de costos al mudarse a SaaS, podemos nombrar las siguientes:

1. El desarrollo de soluciones de PRL por el departamento interno de TI no es gratis.

Los costos asociados a desarrollos internos iniciales de soluciones de PRL deben considerar el costo de mano de obra de los recursos asignados al proyecto (Programadores, Project Managers, etc), la infraestructura adicional asociada de TI, la personalización e integración de software, licencias asociadas, etc.

2. SaaS puede ofrecer una estructura de costos más predecible.

Moverse a SaaS no solo reduce los costos del software de PRL, sino que también ayuda a las empresas a administrar mejor esos costos en el futuro. Cuando un proveedor de soluciones SaaS de PRL ofrece valores predecibles en base al uso que desea darle la organización, los departamentos de PRL pueden estimar y planificar de antemano el costo que tendrán a corto y largo plazo. En el caso de desarrollos por el área interna de TI esto normalmente no sucede, dado que en general la experiencia o foco de un departamento de TI se centraliza en las aplicaciones críticas del negocio y no en PRL, con lo que las estimaciones de costos futuros asociados a desarrollos de soluciones de PRL resulta poco previsible.

Es necesario destacar que para la empresa en si misma esto se relaciona a un costo de oportunidad, que pude ser visto desde 2 situaciones distintas:

1. ¿Dónde deseo como empresa focalizar a mis recursos de TI?

¿Deseo destinarlo al desarrollo de aplicaciones PRL las cuales ya se encuentran disponibles como SaaS y con costos predecibles, o al desarrollo de aplicaciones críticas de negocio y estratégicas en donde se posee el expertise del negocio específico de la compañía y que podrían generar ventajas competitivas respecto a la competencia?

En la actualidad existe una clara tendencia de que cada vez más empresas incorporan la tecnología como herramienta en su negocio específico para lograr un mejor posicionamiento competitivo. Derivar recursos a temas distintos implica perder oportunidades asociadas el negocio.

2. Aún separando recursos de TI para aplicaciones no críticas de negocio, ¿el desarrollo de aplicaciones PRL tendrá siempre alta prioridad frente a proyectos de otras áreas?

Las áreas de TI de cualquier empresa se caracterizan por tener una muy alta demanda de proyectos. Aún en los casos en los que dispongan de recursos asignados para soluciones no críticas de negocio, los requerimientos de las distintas áreas de la empresa son múltiples y compiten entre sí. Esto hace que no puedan asegurar al departamento de PRL prioridad para proyectos de desarrollos iniciales o de mejoras. En el caso de un proveedor de soluciones SaaS, los nuevos desarrollos son frecuentes como parte de su roadmap (y generalmente sin cargo para el cliente si se encuentran relacionados a una funcionalidad que ya posea contratada), y en el caso que no se encuentren planificados para ser lanzados en el corto plazo, un buen proveedor debería ofrecer la alternativa de desarrollos – que si bien tendrán un costo asociado - permitirán a su Cliente disponer de la solución al momento y con la prioridad que necesite.

Como hiciéramos referencia anteriormente, los proveedores de soluciones de PRL se encuentran focalizados en dichas aplicaciones, y aprovechan la experiencia lograda a través de múltiples clientes y grandes volúmenes de transacciones para mejorar en forma continua sus soluciones y para trasladar mejores prácticas a sus clientes, permitiendo así lo siguiente:

1. Actualizaciones constantes.

Es usual que un buen proveedor de soluciones SaaS de PRL ofrezca dentro de su abono actualizaciones que beneficien a sus Clientes con disponer de sistemas constantemente actualizados con mejoras que comprenden con claridad las necesidades de su uso frecuente y específicas de PRL.

Disponer de este grado de especialización dentro del departamento de TI de una empresa resulta complejo, y aún en el caso que lo lograra en algún miembro del equipo, se dependería de dicha persona para mantener el conocimiento dentro de la organización (¿qué sucedería si la persona dejara la empresa?). Por lo contrario, si el conocimiento necesario para el desarrollo de un sistema de PRL recayera sobre uno o más miembros del equipo de PRL, implicaría una muy alta demanda de su tiempo, el cual debería estar focalizado en la prevención en lugar del análisis de campos, pantallas, flujos, notificaciones, etc que sean necesarios en un nuevo sistema y en sus actualizaciones (más allá de que requeriría de un perfil con la capacidad de interactuar con TI y de definición de procesos).

2. Rápida configuración adaptada a necesidades del departamento de PRL

La flexibilidad de configuración de la plataforma, la experiencia del proveedor de soluciones SaaS y la capacidad de hablar el mismo lenguaje del equipo de PRL de la empresa, permiten que el departamento de PRL puede obtener una rápida solución frente a necesidades de configuración de funcionalidades, sea por si mismo gracias a las capacidades de configuración de la plataforma o por un soporte inmediato del proveedor.

Disponer de estas capacidades en los desarrollos internos o dentro del equipo de TI resulta mucho más complejo por carecer de la experiencia específica en este tipo de soluciones y el conocimiento de mejores prácticas derivadas del uso de este tipo de soluciones por múltiples clientes.

En todo este punto es muy importante destacar la necesidad de que la plataforma SaaS sea capaz de adaptarse a distintos procesos y necesidades de los clientes, lo cual requiere ser relevado en detalle al momento de evaluar proveedores.

Cuando una organización migra a SaaS, el proveedor se convierte en el único responsable de mantener las aplicaciones disponibles, seguras y listas siempre que los clientes las necesiten. Después de dos décadas de SaaS, estos proveedores han desarrollado prácticas sólidas y saben cómo mantener sus aplicaciones en funcionamiento.

1. La disponibilidad y fiabilidad del software

Este es uno de los beneficios más reconocidos de SaaS. Además de la reducción de costos, es reconocido a nivel global que la disponibilidad y fiabilidad de las aplicaciones SaaS es un claro beneficio de la mismas.

2. Disponibilidad y rapidez del Soporte técnico

El soporte técnico de una empresa SaaS de PRL tiene a la disponibilidad y fiabilidad como prioridad . El equipo de soporte de un proveedor SaaS de PRL vela constantemente por asegurar un servicio de excelencia. En el caso de desarrollos internos de soluciones de PRL, los recursos de soporte de TI se encuentran normalmente distribuidos a las distintas aplicaciones de la empresa, y tal como sucedía para el desarrollo, frente a un problema compiten por prioridad en su resolución, lo cual no siempre asegura un tratamiento inmediato.

Las aplicaciones SaaS suelen estar optimizadas para funcionar en cualquier dispositivo que un usuario emplee para acceder a ellas. Los proveedores de SaaS ahorran a los desarrolladores de un cliente la necesidad de construir y probar aplicaciones para que funcionen en varios dispositivos. Ahora bien, ¿por qué es relevante el uso de este tipo de aplicaciones en dispositivos móviles?

1. Poder acceder desde dispositivos móviles es indispensable para trabajo “en campo”.

Cuando una empresa se traslada a SaaS, el proveedor de SaaS se encarga del trabajo pesado para que las aplicaciones estén preparadas para dispositivos móviles, incluyendo la capacidad de operación en áreas en donde no exista cobertura de señal. Esto resulta esencial dado que normalmente el uso se desarrolla en campo (ej; realizando auditorías, checklists, tomando mediciones, reportando incidentes, accediendo a guías de trabajo en el mismo sitio de trabajo, etc, etc)

2. Es el paso inicial para futuras adopciones de tecnologías de PRL

Las aplicaciones móviles son la nueva tecnología más ampliamente implementada y un primer paso hacia una transformación digital más amplia. La importancia de que SaaS sea más adecuado para la movilidad no debe ser subestimada. Cuando las empresas buscan adoptar nuevas tecnologías de PRL, es indispensable buscar aquellas que permiten aplicaciones móviles dado que su utilización en “el campo” se extiende cada vez más, día a día en mayor grado, y con mayores funcionalidades.

Reflexiones finales

Los gerentes de PRL pueden beneficiarse de la reducción de costos, el aumento del control de PRL y la productividad y la mejora de la confiabilidad del software al utilizar implementaciones de SaaS.

Los equipos de TI en empresas se focalizan principalmente y pasan la mayor parte de su tiempo gestionando desarrollos, servidores, escritorios, actualizaciones de software y ciberseguridad relacionadas a aplicaciones críticas del negocio específico de la empresa, lo cual es totalmente esperable y estratégico. No suele ser su foco la investigación, el desarrollo, la operación y del desarrollo de soluciones de PRL.

Los proveedores de SaaS de PRL son especialistas en el tema, implementan en forma constante mejoras y buenas prácticas, y son responsables de mantener la disponibilidad y accesibilidad de sus soluciones, brindando una solución inmediata a los gerentes de PRL y siendo el primer paso para la digitalización de nuevas tecnologías de PRL.

Y más allá de todo esto, cuántos accidentes podrían evitarse por el simple hecho de poder adoptar rápidamente una solución que permita tener un control significativamente mayor de riesgos?